Usando GTD/ZTD com Reminders, Calendário, Mail, Notas e Pomodoro no OSX e IOS

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Eu uso os princípios do GTD/ZTD com Reminders, Calendário, Mail, Notas e Pomodoro no OSX e IOS. Já usei Outlook, RTM, Things e testei o Omnifocus, mas decidi fazer uma experiência por um tempo a fim de evitar ficar testando apps o tempo todo. É legal ser um “early adopter", mas esquecemos o que é importante: produzir, pensar e viver. Assim procuro usar apenas o que o SO nativo possui e isso trás algumas vantagens em relação a integrações (ex: Siri, Notificações, PowerNap, Spotlight, etc), perfomance e outros. Para finalizar, uso apenas apps oficiais de serviços (ex: twitter, facebook, etc).

Se foco é dizer não, eu estou praticando bastante.

Agora, considerando que você já conhece GTD/ZTD e está familiarizado com o termos usados abaixo, explico como acontece. No Reminders

  • Criei 3 listas no Reminders: Trabalho, Pessoal e Idéias (que pra mim funciona como o “someday");
  • Next actions: As próximas ações são controladas por data de lembrete ou conclusão, que acesso rapidamente pela tela de notificações do IOS ou OSX;
  • Contextos: Acabam virando locais, o qual controlo pelo local/contato (basta digitar o nome do contato na localização);
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  • Em espera: Altero a data de lembrete da tarefa para cobrar/lembrar a pessoa que estou esperando resposta (Ex: Orçamento);
  • Tarefas recorrentes: também cadastro no Reminders tarefas recorrentes ao invés de usar o calendário, pois só vai para o calendário o que tem data, hora e local para acontecer.
  • Tarefas podem se referir a um projeto onde defino a data limite de entrega e lembretes recorrentes. Além disso coloco uma marcação do tipo [Nome do Projeto] no nome da tarefa/lembrete para identificar o projeto ao que a tarefa está relacionada, isso facilita na busca.
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No Calendário, Notas, Mail e Pomodoro. 

  • Tenho alguns calendários onde Pessoal e Trabalho são os principais.
  • Tenho ainda um calendário chamando Atividades, que é alimentado automaticamente pelas minhas atividades no pomodoro. No fim do mês faço uma avaliação dos projetos/tarefas que fiz e passo o faturamento para os clientes ou verifico se esteve dentro do que previ para o projeto.
  • Nas anotações fica um texto livre dos projetos atuais, detalhes que preciso verificar, um simples checklist, etc.
  • Eventualmente, o próprio cliente tem seu sistema de controle de projetos (ex: freedcamp, redmine), com vários colaboradores interagindo, por isso, evito estabelecer uma ferramenta de projetos pessoal.
  • Qualquer email deve ser respondido no mesmo dia ou vira uma tarefa. Assim mantenho minha inbox zerada.
  • Só existe uma pasta no Mail que é a “Arquivado", pois antigamente tinha várias pastas que eu tinha que manter, assim ficou mais simples e prático. Quando preciso de algo, o Mail tem uma excelente ferramenta de busca e eu uso para recuperar coisas antigas.
  • Para pomodoro eu uso o app pomodoro que é discreto e adiciona automaticamente os pomodoros executados em um calendário especifico para uso posterior. Infelizmente até o momento não achei nenhum app de pomodoro para IOS que faça o mesmo.
  • Adicionalmente coloco o ICS do FourSquare para verificar quanto tempo fiquei em determinada reunião ou local para passar a conta para o cliente se for o caso.

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Se perde um pouco em relação a outros softwares especialmente feitos para GTD, mas o resultado é o mesmo no final. Gosto do GTD por não ser arbitrário e me permite modificações para se adequar ao meu dia-a-dia. Pediram para explicar como encaixo o Reminders e GTD no mesmo contexto. Não existe segredo, sem gambiarras, nenhuma maluquice.

Esqueci algum detalhe? Pergunta aí 😉